Wie hinterlege ich meine USt-IdNr., und was passiert dann?

Ihre Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) brauchen wir in einem Fall: Sie sind Geschäftskunde mit einer Anschrift in einem anderen EU-Land und sollen ohne deutsche Umsatzsteuer abgerechnet werden. Das ist das Reverse-Charge-Verfahren, und ohne bestätigte Nummer gibt es das nicht.

Warum überhaupt, wann mit und wann ohne Steuer: Was bedeutet die Umsatzsteuer auf meiner Rechnung?

Wo Sie sie eintragen

Im Kundenbereich auf Stammdaten gehen.
Oben bei Kundenart auf Geschäftskunde stellen. Ohne das nimmt das Formular keine Nummer an: eine USt-IdNr. können nur Geschäftskunden angeben. Als Geschäftskunde ist der Firmenname Pflicht.
Im Abschnitt Umsatzsteuer und E-Rechnung die Nummer in das Feld Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eintragen, mit Länderkennzeichen davor, also etwa DE123456789. Leerzeichen, Punkte, Bindestriche und Schrägstriche dürfen darin stehen - wir entfernen sie.
Stammdaten speichern.

Dasselbe Feld gibt es an der Kasse. Wenn Sie ohnehin gerade bestellen, tragen Sie sie besser dort schon ein - warum, steht weiter unten.

Was das Formular sofort prüft

Zwei Dinge fallen auf, bevor irgendetwas gespeichert wird:

Die Form der Nummer, je Land verschieden. Passt sie nicht, sagt das Feld: „Diese Umsatzsteuer-Identifikationsnummer hat nicht die richtige Form (Beispiel: DE123456789).“ Damit fällt ein Zahlendreher sofort auf und nicht erst bei der Rechnungsstellung.
Das Länderkennzeichen gegen Ihr Land. Eine deutsche Nummer mit österreichischer Anschrift wird abgelehnt, mit dem Hinweis, dass die Nummer zu einem anderen Land gehört als Ihre Anschrift. Beides muss zusammenpassen, sonst können wir nicht ohne Umsatzsteuer abrechnen. Praktische Folge: zieht Ihre Firma in ein anderes Land, ändern Sie Land und Nummer zusammen in einem Schritt.

Zwei Sonderfälle nehmen wir Ihnen ab. Griechenland führt seine Nummern mit EL, obwohl das Land GR heißt - Sie dürfen beides eintippen, gespeichert wird die Form, mit der auch das EU-System arbeitet. Und Nordirland hat seit dem Brexit das eigene Kennzeichen XI.

Dann fragen wir das EU-System

Bestätigt wird die Nummer nicht von uns, sondern im Bestätigungsverfahren der Europäischen Kommission (VIES, deutsch MIAS). Das läuft im Hintergrund und bewusst nicht während des Bestellens: die nationalen Register antworten unterschiedlich schnell, und eine Kasse, die auf eine Antwort wartet, verliert Bestellungen.

Es kommt dazu keine E-Mail. Das Ergebnis steht auf derselben Seite unter Stand der Prüfung, und es gibt vier davon:

bestätigt - das Register kennt die Nummer. Ab der nächsten Rechnung rechnen wir ohne deutsche Umsatzsteuer ab.
noch nicht geprüft - es liegt noch keine Antwort vor. Abgerechnet wird mit deutscher Umsatzsteuer, und wir fragen von selbst erneut, unter anderem zu Beginn jedes Rechnungslaufs. Sie müssen nichts tun.
nicht bestätigt - das Register kennt diese Nummer nicht oder nicht in dieser Form. Wir lehnen deswegen nichts ab, sondern sehen nach und melden uns: Tippfehler sind häufiger als Absicht.
keine Angabe - es steht keine Nummer bei Ihnen.

Ein ausgebliebenes Ergebnis zählt bei uns nicht als Ergebnis: ist ein Register gerade nicht erreichbar, gilt die Nummer weiter als noch nicht geprüft und nicht als gültig.

Wenn Sie gerade Ihre erste Bestellung machen

Ist die Nummer beim Bestellen noch nicht bestätigt, rechnet die Kasse mit deutscher Umsatzsteuer und Ihre Bestellung bleibt bei uns zur Prüfung liegen. Bitte warten Sie mit der Zahlung, bis unsere Rechnung da ist - dann wissen Sie, welcher Betrag gilt.

Diese Bestellung bleibt danach, wie sie ist: sie ist ein Vertrag mit ausgewiesener Steuer, und wir rechnen sie nicht nachträglich um. Reverse Charge gilt ab der nächsten Rechnung, also spätestens bei der Verlängerung. Wer das vermeiden will, trägt die Nummer ein und wartet die Bestätigung ab, bevor er bestellt.

Eine Bestätigung ist ein Zeitpunkt, kein Zustand

Das ist der Punkt, der am häufigsten überrascht, und der wichtigste Satz in diesem Artikel.

Wir halten nicht nur fest, dass Ihre Nummer bestätigt wurde, sondern wann. Eine Bestätigung trägt 90 Tage. Danach steht Ihre Nummer wieder auf noch nicht geprüft - ausdrücklich nicht auf „nicht bestätigt“. Wir behaupten damit nichts über Ihre Nummer, wir haben nur keinen aktuellen Nachweis mehr.

Der Grund: eine Nummer kann entzogen werden, ein Unternehmen kann erlöschen. Für eine laufende Geschäftsbeziehung erwartet die Verwaltung eine Bestätigung aus dem jeweiligen Zeitraum (§ 18e UStG), und 90 Tage ist der Zeitraum, für den auch die Zusammenfassende Meldung abgegeben wird.

Was das für Sie bedeutet:

Sie müssen nichts tun. Zu Beginn jedes Rechnungslaufs fragen wir abgelaufene Bestätigungen von selbst neu.
Bis die Antwort da ist, entsteht die nächste Rechnung wieder mit Umsatzsteuer. Das ist der vorsichtige Weg und keine Aussage über Ihre Nummer.
Die Seite sagt es Ihnen. War Ihre Nummer bestätigt und ist die Bestätigung zu alt, steht dort, wann sie bestätigt war, dass eine Bestätigung 90 Tage gilt und dass wir erneut fragen.
Steht dort dauerhaft noch nicht geprüft, ohne dass es einmal bestätigt war, schreiben Sie uns. Dann hat das Register nie geantwortet, und wir sehen von unserer Seite nach.

Wenn bei uns keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird

Steht am Feld der Hinweis, dass wir keine Umsatzsteuer ausweisen (§ 19 UStG), dann nehmen wir die Nummer nur für Ihre Rechnung auf: ein Reverse-Charge-Verfahren gibt es dabei nicht, und an Ihrer Rechnung ändert die Nummer nichts. Wir prüfen sie trotzdem, damit die Angabe in Ihren Unterlagen belegt ist. Die Seite sagt Ihnen, welcher der beiden Fälle gilt - Sie müssen es nicht raten.

Die Nummer wieder entfernen

Feld leeren und Stammdaten speichern. Die nächste Rechnung entsteht dann wieder mit deutscher Umsatzsteuer. Wollen Sie außerdem zurück auf Privatkunde, leeren Sie das Feld im selben Schritt: eine USt-IdNr. ohne Geschäftskundenart nimmt das Formular nicht an.

Ihre Nummer steht auf jeder Rechnung, für die sie galt. Eine gestellte Rechnung trägt die Angaben, die bei ihrer Ausstellung gültig waren - wir ändern daran nichts mehr.

Und was wir nicht beantworten

Ob Sie einen Reverse-Charge-Umsatz richtig erklären, was in Ihre Zusammenfassende Meldung gehört und wie Sie die Belege verbuchen, ist die Frage für Ihren Steuerberater. Wir sagen, wie wir abrechnen und warum - den Rest kennt nur, wer Ihre Zahlen kennt.